Building a Smarter Planet. A Smarter Planet Blog.

Van alle dingen die binnen IT gebeuren zijn er vele waarvan het uiteindelijke resultaat als ‘gewoon’ of ´vanzelfsprekend’ wordt gezien, maar waarbij de achterliggende technologie razend complex kan zijn. Zo ook over back-up.

Als je al de discipline hebt om af en toe een back-up van je eigen systeem te maken, kom je al snel tot de conclusie dat het puur 1-op-1 kopiëren van een aantal folders aardig in de opslag papieren kan lopen. Als je een back-up wil maken en verder geen intelligente software gebruikt, selecteer je een paar folders en kopieert ze naar een (externe) harde schijf. Niets mis mee. De 100 GB die je gekopieerd hebt, is veilig.

Als je echter een week later nóg een een vlaag van besef hebt om een back-up te maken, kan je natuurlijk weer al de folders selecteren en kopiëren maar dan ben je nogmaals 100 GB achteruit. Uiteraard kan je de eerste back-up weggooien, maar je begint al te begrijpen dat er wat discipline en organisatie nodig is om een goede en betrouwbare back-up te maken. Bovendien is het zo dat van de tweede back-up die je maakt slechts een klein gedeelte van de gegevens daadwerkelijk veranderd is.

In een professionele omgeving waarbij de meest waardevolle bedrijfsgegevens meer in databases liggen, speelt het maken van back-ups een cruciale rol in de continuïteit van een bedrijf. Of beter gezegd: het is meer een verzekering, voor als er iets mis gaat. Ook hier geldt dat het nagenoeg ondoenlijk is om elke dag een volledige back-up te maken van allerlei bestanden die hoogstwaarschijnlijk niet eens allemaal veranderd zijn. Het begrip incremental back-up wordt geïntroduceerd. Hiermee komt slimme software om de hoek kijken die, in het geval van folders, een back-up gaat maken van louter files die veranderd zijn. Bij databases wordt dat wat lastiger, omdat de database constant veranderd, maar ook hier is slimme software die er voor zorg kan dragen dat niet een totale database elke dag volledig gekopieerd hoeft te worden

IBM’s software product Tivoli Storage Manager is een zeer populair product om dit soort dingen te regelen.

Traditioneel werden back-ups op tape neergezet. Nog steeds is tape de meest groene en goedkope manier om back-ups op te bewaren, aangezien tapes geen sikkepit stroom kosten als ze eenmaal geschreven zijn. Bovendien kunnen tapes meegenomen worden naar een andere locatie voor het geval dat er een dramatische gebeurtenis plaatsvind. Maar gezien de prijs van harde schijven blijven dalen is er een nieuw fenomeen gekomen: de virtuele tape. Een doosje met daarin vele schijven die zich gedragen als een tape. Of beter gezegd als vele, vele tapes. Software die denkt naar tapes te back-uppen wordt voor het ootje gehouden want uiteindelijk komt het op schijven neer.

Met het back-uppen naar (virtuele) tape heeft IBM een uniek product dat de benodigde ruimte erg beperkt houdt: ProtecTIER. Met ProtecTIER wordt er gekeken naar de data die men wil back-uppen. Stel je wil een folder veiligstellen waarin 8 presentaties staan die slechts onderling weinig verschillen, maar wel alle 8 belangrijk zijn. ProtecTIER is dan in staat om louter de verschillen in de onderlinge presentaties op te slaan waardoor er een factor 25 minder opslag capaciteit nodig is. IBM garandeert dat de data integriteit 100% is ondanks de enorme compressie die hier behaald wordt. Een top product, dus.

Mijn gedachte gaat ook uit naar een ander gebied dat “protecTION” nodig heeft: Kopenhagen, of liever: Hopenhagen. Ik heb de wens dat men in Hopenhagen ook erg bezig gaat zijn om de boel veilig te stellen…

This Friday November 27th, the 2nd edition of the ‘Email Free Friday‘ will happen in Belgium and the Netherlands.

On this Friday (private and business) users are asked to avoid using email. The idea is that your mailbox should not grab all your attention.
We all know that email is a very common communication channel in today’s life, as it’s free, fast, convenient to send an email.
We also know that reading emails can be a time consuming operation, and that sometimes (often) we have too many emails to read.

No emails on Friday, does this mean that we shouldn’t work ?
Of course no, but this is a good opportunity to change our work habits and try alternatives.

Here are a few ideas of things we can do instead of sending an email :

• use phone : really … I’m not kidding. Sometimes we send an email because it’s fast and easy, but in some case asking the question and/or answering to it would be much better by phone.
• use instant messaging : not available and allowed in all companies, but this is a good solution for quick and interactive discussions. At IBM we make an heavy use of Lotus Sametime, but MSN, Skype, Jabber might be valid alternatives (most of these tools are not appropriate to chat about confidential topics)
• get a coffee break : make a break and get a coffee with the person with whom you need to talk. This is a good and informal way of communicating
• use a RSS reader : try to replace newsletters by a RSS reader. This way you will avoid filling up your inbox with mails that very often we do not read. RSS readers should also be used to get updates / alerts from websites / blogs.
• blogs : instead of sending an email to many people asking them for ideas / feedback use Social softwares tools like blogs or wikis
• file sharing solutions : instead of sending a file via email, use a file sharing solution like Files from Lotus Connections

I’m sure some of you are curious about this, can we really use the tools and techniques listed above in a corporate environment ?
My answer is yes, these are some of the solutions that are used every day inside IBM to work and collaborate.

One of my colleague at IBM even pushed it further and decided that every day should be an ‘Email Free Day’.
About 2 years ago Luis Suarez found that dealing with his emails was taking too much time so he decided to change his way of working and collaborating.
Since the beginning of 2009 he has received an average of 21 emails a week, yes twenty-one and most of them are calendar/meeting invitations.
I’m sure a lot of people would like to have only 21 emails a week. How did he achieve that result ? He used the tools and techniques I listed above.
If you want to know more on how he did it you can listen to his interview by CBC’s host Nora Young in September this year.

Have a good Email Free Friday and feel free to share your experiences.

–

image by http://www.flickr.com/photos/restlessglobetrotter/ / CC BY 2.0

Op de keeper beschouwd heb je eigenlijk maar twee soorten mensen. Mensen die zich manifesteren in “de business” en die in “de techniek”. De eerste groep wordt aangeduid met de generieke term “de Business”. Vreemd genoeg heeft de tweede groep een veel groter arsenaal aan benamingen. Zoals daar is “De IT”, maar ook “Techneuten”, “Techies”, “Gympies dragende jongens met een kreet op hun T-shirt” en zelfs het wat overjarige “Vonkentrekkers” kom ik nog wel eens tegen.

Op de een af andere manier is de communicatie tussen deze twee stammen lastig. De Business scandeert dat IT geen oog heeft voor de manier van werken en de IT-ers vangen bot op elementaire vragen als: “Wat willen jullie nu eigenlijk precies?”
-”Ja, gewoon even een website-je met wat klantengegevens”.

Toegegeven, er komt verbetering in. Konden we een aantal jaren nog opmerken dat bij bedrijven de Business en IT volledig langs elkaar heen aan het praten waren, nu is dat gepromoveerd tot het dubieuze ‘zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten’. Functies als IT Architecten en de tegenhanger, Business Architecten, helpen daar enorm in. En uiteindelijk moeten die twee tóch door één bedrijfsdeur.

IBM heeft tijdens de vele acquisities een prachtige aankoop gedaan die helpt klanten betere, uh… slimmere natuurlijk, beslissingen te nemen. En dan praat je al gauw over de communicatie tussen De Business en IT. Laat De Business nou zelf zaken regelen over de informatie die IT hen ter beschikking stelt. Het gaat hier om ILOG. ILOG is een breed product dat grofweg in 4 groepen te verdelen valt, waarbij er één daadwerkelijk de brug tussen Business en IT weet te slaan. Dat pareltje in de ILOG-stal is BRMS. BRMS staat voor Business Rules Management System, een hele mond vol en als je het op het Scrabble bord kwijt kan met drie maal woordwaarde, heb je gewonnen. BRMS adresseert het hierboven geschetste probleem van Business IT alignment. Althans, de Business kan zakelijke regels zelf maken en veranderen. In de meeste huidige gevallen zitten allerlei zakelijke regels in documenten, mensen en, het ergste, in programma’s. De mogelijkheid voor bedrijven om de regels snel aan te passen is nihil. Een traditioneel voorbeeld is bijvoorbeeld het geldbedrag dat iemand mag lenen of rood mag staan. In normale omstandigheden is dat bv. €1000, maar in tijd van Dirk, uh, nood, nog maar €500. Als deze Business Rule ergens diep in de krochten van een programma zijn vastgelegd kost het enorm veel tijd en moeite om deze eventjes aan te passen. Los nog van het risico dat elke aanpassing met zich meebrengt.

Veel beter zou het zijn als de functie die verantwoordelijk is voor de hoogte van kredieten dat zélf kan doen, zonder IT te hoeven inschakelen. Met BRMS kunnen deze Business Rules vastgelegd worden in een vergaarbak zodat ze gedeeld kunnen worden. Alvorens ze toegepast en gemonitord worden, kunnen ze bedrijfsbreed worden gedefinieerd, onderhouden en geanalyseerd. Dat laatste kan erg handig zijn om uitkomsten van veranderende regels goed door te laten dringen. Met andere woorden de ILOG BRMS is een indrukwekkend stuk software dat IBM heeft aangeschaft om de kloof te dichten.

Het gaat in dit verhaal te ver om ook de andere drie gebieden van ILOG in diepte te behandelen, hoe mooi ze ook zijn. OK, kort dan eventjes: Zo is er een uitgebreide tool om bedrijfsgegevens te visualiseren (plaatjes zeggen meer dan woorden). Maar in het ILOG portfolio zit ook een Optimization product dat men gebruikt om allerlei bedrijfsmiddelen optimaal in te zetten. Wilde wiskundige modellen die veel verder gaan dan de normale ERP functionaliteit. De NS gebruikt dit om het rijdend materieel beter uit te nutten. De laatste tak binnen ILOG heeft te maken met het verder inrichten van de Supply Chain. Denk hierbij aan inzicht te krijgen in hoeveel CO2-reductie kan worden behaald als de Supply Chain anders ingericht wordt.
Rode draad door al de ILOG producten is dat er door organisaties slimmer gewerkt kan worden. Al met al een prachtig product dat IBM heeft toegevoegd aan het brede software portfolio.

Ik hoor u denken, “Smarter Planet, het heeft toch allemaal wel een hoog luchtkasteelgehalte”. Mooie verhalen over hoe we zaken in de toekomst wellicht zouden kunnen gaan regelen.
Dat valt dus wel mee. Op veel plaatsen zijn en worden er wel degelijk innovatieve projecten opgeleverd die bijdragen aan een slimmere wereld.

“OK, laat maar zien” zult u zeggen. Nu zou ik u graag meenemen naar bijvoorbeeld Stockholm en Singapore om voorbeelden van Smarter Traffic te laten zien, maar in het kader van Smarter Planet kan dat slimmer.

Met IBM Smart Work 3D Interactive worden projecten geïllustreerd op het gebied van Smarter Traffic, Smarter Supply Chain, Smarter Customer Service, Smarter Healthcare en Smarter Energy.

Wist u bijvoorbeeld dat als een land als Amerika het elektriciteitsnetwerk 5% efficiënter zou maken, dit een reductie van broeikasgassen zou opleveren die gelijk is aan de uitstoot van 53 miljoen auto’s?

Toevallig stuitte ik tijdens een zondagse surfsessie op de site van The Fun Theory. De site gaat er vanuit dat simpele fun genoeg is om het gedrag van mensen te goede te veranderen. Op hun website hebben ze een aantal duidelijke voorbeelden.
Met enkele simpele gadgets creëer je van een gewone vuilbak de diepste vuilbak ter wereld. Mits wat geknutsel, maak je van een metro -trap een piano. En glas recycleren is nog nooit zo plezierig geweest als met het Glasbakgame. De resultaten die deze dames en heren behalen zijn dan ook opmerkelijk.
Ook opmerkelijk is dat Volkswagen achter het initiatief zit. Volkswagen schrijft een prijs uit van 2500 EUR voor wie met het meest originele idee de funtheorie het beste weergeeft.
Vanuit onze Smarter Planet visie kunnen we dit alleen maar toejuichen. Want hoewel dit initiatief niets met auto of mobiliteit te maken heeft, draagt Volkswagen ook zo zijn steentje bij tot een slimmere planeet. en maken ook zij gebruik van technologie om van de planeet een betere plek te maken.

Smarter Fun for a Smarter Planet