Building a Smarter Planet. A Smarter Planet Blog.

Over the past century but accelerating over the past couple of decades, we have seen the emergence of a kind of global data field. The planet itself - natural systems, human systems, physical objects - have always generated an enormous amount of data, but we didnt used to be able to hear it, to see it, to capture it. Now we can because all of this stuff is now instrumented. And its all interconnected, so now we can actually have access to it. So, in effect, the planet has grown a central nervous system.

Look at that complex set of relationships among all of these complex systems. If we can actually begin to see the patterns in the data, then we have a much better chance of getting our arms around this. Thats where societies become more efficient, thats where more innovation is sparked.

When we talk about a smarter planet, you can say that it has two dimensions. One is to be more efficient, be less destructive, to connect different aspects of life which do affect each other in more conscience and deliberate and intelligent ways. But the other is also to generate fundamentally new insights, new activity, new forms of social relations. So you could look at the planet as an information, creation and transmission system, and the universe was hearing its information but we werent. But increasingly now we can, early days, baby steps days, but we can actually begin to hear the planet talking to us.

One question that comes back very often when talking about Social Media is the ROI.

Is there really any value for a company to use Social  Media ? Is it worth the money ?

A few weeks ago I showed a detailed example that tagging documents can work to improve search and save time.

Here is a short YouTube video showing some results achieved by companies trough the use of social software

This Friday November 27th, the 2nd edition of the ‘Email Free Friday‘ will happen in Belgium and the Netherlands.

On this Friday (private and business) users are asked to avoid using email. The idea is that your mailbox should not grab all your attention.
We all know that email is a very common communication channel in today’s life, as it’s free, fast, convenient to send an email.
We also know that reading emails can be a time consuming operation, and that sometimes (often) we have too many emails to read.

No emails on Friday, does this mean that we shouldn’t work ?
Of course no, but this is a good opportunity to change our work habits and try alternatives.

Here are a few ideas of things we can do instead of sending an email :

• use phone : really … I’m not kidding. Sometimes we send an email because it’s fast and easy, but in some case asking the question and/or answering to it would be much better by phone.
• use instant messaging : not available and allowed in all companies, but this is a good solution for quick and interactive discussions. At IBM we make an heavy use of Lotus Sametime, but MSN, Skype, Jabber might be valid alternatives (most of these tools are not appropriate to chat about confidential topics)
• get a coffee break : make a break and get a coffee with the person with whom you need to talk. This is a good and informal way of communicating
• use a RSS reader : try to replace newsletters by a RSS reader. This way you will avoid filling up your inbox with mails that very often we do not read. RSS readers should also be used to get updates / alerts from websites / blogs.
• blogs : instead of sending an email to many people asking them for ideas / feedback use Social softwares tools like blogs or wikis
• file sharing solutions : instead of sending a file via email, use a file sharing solution like Files from Lotus Connections

I’m sure some of you are curious about this, can we really use the tools and techniques listed above in a corporate environment ?
My answer is yes, these are some of the solutions that are used every day inside IBM to work and collaborate.

One of my colleague at IBM even pushed it further and decided that every day should be an ‘Email Free Day’.
About 2 years ago Luis Suarez found that dealing with his emails was taking too much time so he decided to change his way of working and collaborating.
Since the beginning of 2009 he has received an average of 21 emails a week, yes twenty-one and most of them are calendar/meeting invitations.
I’m sure a lot of people would like to have only 21 emails a week. How did he achieve that result ? He used the tools and techniques I listed above.
If you want to know more on how he did it you can listen to his interview by CBC’s host Nora Young in September this year.

Have a good Email Free Friday and feel free to share your experiences.

–

image by http://www.flickr.com/photos/restlessglobetrotter/ / CC BY 2.0

Personal branding: jezelf als merk presenteren aan anderen, waarbij je positieve beelden en associaties oproept. In eerste instantie werd het gebruikt om snel promotie te maken en/of een werkgever te vinden. Met de opkomst van internet kreeg personal branding een hele andere invulling, omdat je sneller vindbaar werd via Google en je profiel duidelijk zichtbaar werd op social media. Hierdoor is personal branding ook interessant geworden voor grote, internationale bedrijven, waardoor het helpt bij interne communicatie. IBM werkt met een social media platform, met hulp van eigen tools (collaboration software). Binnen dit platform kan elke werknemer, wereldwijd, zijn of haar profiel aanmaken en op die manier kunnen de werknemers van IBM heel gemakkelijk collega´s vinden met een bepaalde expertise. Niet alleen kunnen de werknemers van IBM hier een profiel aanmaken, dit platform biedt ook ruimte voor blogs, micro-blogging, digitale businnes cards creëren en ranking.

Op deze manier kan er dus ook intern aan je personal brand gewerkt worden en is het dus belangrijk op te letten wat je over jezelf publiceert binnen dit platform. Een mooi voorbeeld van personal branding is, jezelf binnen zo´n social media platform op zo´n manier positioneren (dmv ranking, blogging, profiling etc ) dat het hele bedrijf jouw als de expert op een bepaald gebied ziet, terwijl je net een week in dienst bent.

Influence Landscape

De werking van beïnvloeding van je personal brand, komt mooi tot uiting in de Influence Landscape, waar Ross Dawson onlangs mee kwam, en waar digital (social media) nadrukkelijk worden genoemd bij alle vertakkingen die van invloed zijn op het Influence Landscape. In dit model wordt onderscheid gemaakt tussen:

Drijvende krachten achter invloed: zoals vertrouwen in peers, social media aggregatie, democratisering van media

Influence mechanismen zoals social media, massa media, maar (juist) ook persoonlijke interactie

Influence networken. Invloed is niet lineair te verklaren, maar enkel door het achterliggende netwerk te begrijpen

Influence aggregatoren zoals Delicious, Stumble upon en in Nederland NUjij.nl

Influencers. Iedereen is een beïnvloeder, maar sommigen meer dan anderen. Denk aan bloggers, analisten, journalisten en politici.

Uit bovenstaand model blijkt al dat Social Media Influence een wezenlijk ander karakter heeft dan traditionele (online) marketing-communicatie. Het heeft veel meer weg van het bedrijven van PR en dus ook je persoonlijke PR. Dit verklaart de sterke opkomst van PR 2.0.

Vijf tips voor een effectieve personal brand:
1. Authenticiteit; wees je eigen merk en behoud daarin je eigen persoonlijkheid.
2. Integriteit; blijf bij je eigen normen en waarden.
3. Onderscheidendheid;  wees onderscheidend in het benoemen van je persoonlijke kwaliteiten en eigenschappen.
4. Relevantie; zorg dat je merk relevant is voor je doelgroep
5. Consistentie; wees consistent op alle plekken waar je personal brand zichtbaar is, off- en online.

Bron: Marketingfacts.nl http://www.marketingfacts.nl/berichten/20091118_de_invloed_van_social_media_op_personal_branding/

Il y a une dizaine de jours, le post de Yuki Mitsunaga a expliqué les challenges auxquels chaque travailleur et même plus généralement chaque utilisateur d’Internet est confronté quotidiennement : trouver une information, la bonne information. Sur base d’une enquête existante Yuki nous rappelle que l’on passe beaucoup de temps à chercher de l’information chaque jour, jusqu’à 2 heures.

Une solution du monde Web 2.0 pour améliorer les recherches et leur efficacité est d’utiliser des tags qui caractérisent l’information.
L’étude de Competitive Project Office a montré que l’utilisation de Tags permettait de réduire le temps de recherche d’un tiers environ par rapport à une recherche traditionnelle.

Tout en lisant son post, je me suis souvenu d’un message lu il y a plusieurs mois sur un autre blog qui démontrait également l’intérêt de l’utilisation des Tags, avec une petite différence par rapport à l’exemple de Yuki c’est qu’il ne s’agissait pas d’une expérience, mais bien de résultats obtenus en situation réelle avec une estimation chiffrée du retour sur investissement.

Cette situation réelle c’est l’intranet d’IBM (surnommé W3), un ensemble de plusieurs dizaines de milliers de pages, documents de tous types, tous formats, … qui sont indexés tant bien que mal par le moteur de recherche interne. Ce moteur nous aide à trouver la bonne information, mais même avec son aide, trouver la bonne information peut parfois prendre du temps. Il y a un peu plus d’un an, une nouvelle fonctionnalité appelée Enterprise Tagging Services (ETS en abrégé) a fait une apparition discrète sur W3. ETS est basé sur Lotus Connections DogEar, la solution de bookmarking social de Lotus, et se présente sous forme d’un widget qui peut être ajouté sur (quasi) n’importe quelle page de l’intranet.

Chaque IBMer visitant une page avec le widget ETS peut ainsi voir quels sont les tags déjà utilisés pour cette page, ajouter les siens et
trouver du contenu similaire. Après une période d’utilisation d’ETS, une étude a été menée afin de vérifier quel impact ETS avait dans les résultats de recherche d’information.

L’étude à montré qu’en moyenne grâce à ETS chaque utilisateur gagnait 12 secondes pour chaque recherche ! Sachant qu’il y a plus de 286 000 recherches par semaine, ETS à ainsi contribué a économiser 955 heures par semaine au niveau d’IBM.
L’étude estime qu’il s’agit d’un gain de 4,6 millions de dollars US en terme de productivité. Pas trop mal si on tient compte du faire que le développement et l’implémentation d’ETS au niveau de W3 a coûté environ 700 000 USD.

Je pense que c’est un bon exemple chiffré, permettant de montrer que les technologies WEB 2.0 peuvent être appliquées à l’entreprise pour être plus ‘Smart’.

Some time ago I blogged about the use email for a collaborative project. The story was illustrated by a short video describing how painful it was using email and how easier and faster it was when you used the Lotus Connections to share the knowledge. This video was made by Jean-François Chenier, an IBMer working in Japan.

Well it looks like Jean-François is here again with a new video.
In this 2nd instalment he explains and show us how we can easily collect feedback without having to send many emails, a few meetings, sleepless nights, …

To get feedback on ideas, why not use blogs ?

Would you use blog to get feedback on ideas?
Do you think that blogs are useful for the Enterprise?

Ondanks de aanwezigheid van tal van zoekmachines en zoekmogelijkheden binnen bedrijven, is het vinden van de juiste informatie in de huidige, digitale tijd voor kenniswerkers een dagelijks probleem. Volgens een recent uitgevoerd onderzoek door Accenture besteedt de kenniswerker gemiddeld 2 uur per dag aan het zoeken naar informatie. Vaak met als resultaat dat de bedoelde informatie niet of onvolledig gevonden wordt.

Een web2.0-ontwikkeling als “tagging” belooft verbetering in de kwaliteit van de gevonden informatie; tagging is iets dat social media als Gmail, Facebook en Flickr intussen al langere tijd breed geadopteerd hebben. Om de impact van “tagging” binnen een organisatie te kunnen meten, deden wij bij IBM (Competitive Project Office) onlangs een onderzoek binnen twee opgezette omgevingen.

Eén omgeving waarin gebruikt werk gemaakt van de taxonomische traditionele manier van zoeken en één waarin gebruik werd gemaakt van “tagging”. Uit dit onderzoek bleek dat het gebruik van “tagging” zorgde voor een vermindering in zoektijd met één-derde (32%). Kortom: de kenniswerker wordt hierdoor 8% productiever, aldus het onderzoek.

Toch is er nog een lange weg te gaan. De tools zijn er, maar nu moeten we nog de bedrijfscultuur zien te veranderen. Het stimuleren van het gebruik is een aboslute must voor de “ enterprise of the future”. Een aantal tips om eerste stappen te zetten:

• Tip 1: Gebruik het intranet als startpunt van je web 2.0 activiteiten
• Tip 2: Ontwikkel communities
• Tip 3: Stimuleer bottom-up communication maar hanteer wel enkele basis regels
• Tip 4: Organiseer themadagen. Zo zijn er inmiddels bedrijven die “Wiki Wednesdays” en “Facebook Fridays” hebben ingevoerd

 

In today’s world, email has become a very important communication tool. We all receive many business related emails a day. Some are for direct, private communication between 2 or 3 people, but in some (many ?) cases, emails are sent to a number of persons to share a document, or even worse to submit that document for review / updating.
In this last case, email is probably the most non-efficient tool that we can use to collaborate.

Why ? You may ask. I won’t respond directly, instead I’d like to invite you to watch this funny video that I found on elsua.net, a blog written by Luis Suarez, a Social Software evangelist at IBM.
The video describes how email is often used to share files inside a company, how this is painful when there is some collaboration needed (in this case review and provide feedback on the document) and how it could have been much more faster, easier and effective if some collaboration tools, like Lotus Connection, was used.